Co z odzieżą roboczą po zwolnieniu? Kiedy pracodawca może potrącić z pensji?

Kwestia rozliczenia powierzonego wyposażenia po ustaniu stosunku pracy budzi liczne wątpliwości natury prawnej i technicznej.

Zgodnie z art. 237(8) § 2 Kodeksu pracy wszelkie środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy. Pracownik ma bezwzględny obowiązek rozliczyć się z pobranego mienia, które spełnia wymogi normy PN-EN ISO 13688.

Czy pracownik musi oddać odzież roboczą po rozwiązaniu umowy o pracę?

Zgodnie z art. 237(8) § 2 Kodeksu pracy pracownik ma prawny obowiązek oddać odzież roboczą po zakończeniu stosunku pracy, ponieważ przez cały okres zatrudnienia pozostaje ona wyłączną własnością pracodawcy.

💡 W naszej codziennej obsłudze B2B regularnie pomagamy pracodawcom ustalić uczciwe okresy używalności — to eliminuje 90% sporów o zwrot odzieży przed zakończeniem umowy.

🛡️ Obowiązek ten dotyczy zarówno odzieży roboczej, której celem jest ochrona prywatnych ubrań pracownika przed zabrudzeniem lub zniszczeniem (art. 237(7) KP), jak i Środków Ochrony Indywidualnej (ŚOI) podlegających Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425.

• ŚOI mają za zadanie zabezpieczać zdrowie i życie użytkownika przed czynnikami niebezpiecznymi i szkodliwymi w środowisku pracy.
• Wydanie wyposażenia rejestruje się w imiennej karcie ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego.
• ⚖️ Z chwilą podpisania odbioru pracownik przyjmuje na siebie odpowiedzialność materialną za powierzone mienie na zasadach ogólnych lub na podstawie art. 124 Kodeksu pracy (odpowiedzialność za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się).

W procesie rozliczenia kluczowe znaczenie ma rozróżnienie pomiędzy odzieżą roboczą a certyfikowaną odzieżą ochronną. Odzież robocza podlega zakładowym tabelom norm przydziału, w których pracodawca, w porozumieniu ze stroną pracowniczą, ustala przewidywane okresy używalności.

Certyfikowana odzież ochronna (np. ostrzegawcza o intensywnej widzialności wg EN ISO 20471 czy chroniąca przed ciekłymi chemikaliami) musi dodatkowo zachowywać swoje właściwości ochronne przez cały deklarowany przez producenta cykl życia.

Zniszczenie, zużycie i amortyzacja — kiedy pracodawca może potrącić koszty?

Pracodawca może obciążyć pracownika kosztami za nieoddaną lub przedwcześnie zniszczoną odzież roboczą wyłącznie do wysokości jej niezamortyzowanej wartości księgowej, pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody pracownika na potrącenie.

• Naturalne zużycie eksploatacyjne (amortyzacja) jest bezpośrednią konsekwencją wykonywania obowiązków służbowych. Zgodnie z art. 117 § 2 Kodeksu pracy pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniła się do jej powstania albo zwiększenia, a także w granicach wynikających z normalnego ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej.
• Oznacza to, że pracownik, który oddaje odzież wyeksploatowaną, przetartą w wyniku typowych procesów roboczych lub zabrudzoną substancjami technologicznymi, nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności finansowej.

Sytuacja zmienia się diametralnie w przypadku:

• Odmowy fizycznego zwrotu odzieży (np. porzucenie stanowiska pracy, zatajenie posiadania wyposażenia).
• Zawinionego zniszczenia lub uszkodzenia mienia (zniszczenie umyślne bądź wynikające z rażącego niedbalstwa, np. mechaniczne rozcięcie w warunkach pozazakładowych).
• Zagubienia powierzonych Środków Ochrony Indywidualnej o wysokiej wartości jednostkowej.

💰 W takich przypadkach wysokość roszczenia finansowego wylicza się na podstawie wzoru uwzględniającego liniowy spadek wartości rzeczy w czasie:

💰 Wartość do zwrotu = Cena zakupu brutto x (Liczba miesięcy pozostałych do końca okresu używalności / Całkowity okres używalności w miesiącach)

Przykładowo, jeśli spodnie robocze zakupione za kwotę 240 zł miały ustalony w regulaminie zakładowym okres używalności na 12 miesięcy, a pracownik rozwiązał umowę po 6 miesiącach i odmówił ich zwrotu, maksymalna kwota roszczenia wynosi 120 zł.

Pracodawca nie ma jednak prawa dokonać samowolnego potrącenia tej kwoty z wynagrodzenia końcowego lub ekwiwalentu za urlop. Zgodnie z art. 87 oraz art. 91 § 1 Kodeksu pracy potrącenie innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 KP wymaga bezwzględnie pisemnej zgody pracownika wyrażonej po powstaniu długu.

W przypadku braku takiej zgody jedyną legalną drogą dochodzenia roszczeń przez zakład pracy jest wystawienie noty obciążeniowej, a w razie odmowy zapłaty — pozew cywilny do sądu pracy.

Kryteria doboru i ewidencji wg BHP i przepisów prawa pracy

Prawidłowy dobór, ewidencja oraz rozliczanie odzieży roboczej muszą bezpośrednio wynikać z przeprowadzonej w zakładzie Oceny Ryzyka Zawodowego (ORZ) oraz wewnętrznej tabeli norm przydziału opracowanej na podstawie art. 237(6) KP.

Dokumentacja ta precyzuje, na jakich stanowiskach konieczne jest stosowanie odzieży spełniającej normę ogólną PN-EN ISO 13688 (określającą podstawowe wymagania dotyczące ergonomii, nieszkodliwości, oznaczania wielkości oraz starzenia materiałów), a gdzie niezbędne są zaawansowane środki ochrony kategorii II lub III wg Rozporządzenia UE 2016/425.

W kontekście bezpieczeństwa i późniejszego rozliczania kluczowe są parametry techniczne materiałów:

• Widzialność (EN ISO 20471): Określa 3 klasy widzialności w oparciu o pole powierzchni materiału fluorescencyjnego (tła) oraz materiału odblaskowego. Odzież ta traci właściwości wraz z liczbą cykli prania, co nakłada na pracodawcę obowiązek monitorowania jej stanu technicznego.
• Parametry obuwia wg PN-EN ISO 20345:2022: Aktualna norma wprowadza zaktualizowane kodyfikacje, takie jak odporność na poślizg oznaczana jako SR (na podłożu ceramicznym pokrytym gliceryną), absorpcja wody przez cholewkę jako WPA (zastępująca dawne WRU), wodoszczelność całej konstrukcji obuwia jako WR, a także odporność spodu na kontakt z gorącym podłożem do 300°C jako HRO.
• Konserwacja i pranie (art. 237(9) KP): Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pranie, konserwację i odkażanie odzieży roboczej. Jeżeli zakład pracy nie może zapewnić prania, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika za jego zgodą, pod warunkiem wypłacania ekwiwalentu pieniężnego pokrywającego realne koszty energii, wody i detergentów.

Ważnym wyjątkiem technicznym i sanitarnym jest odzież, która w trakcie pracy uległa skażeniu środkami chemicznymi, promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi.

Zgodnie z art. 237(10) § 2 Kodeksu pracy takiej odzieży pracodawca pod żadnym pozorem nie może powierzyć pracownikowi do prania, a po zakończeniu pracy nie wolno zwracać jej do obrotu wtórnego. Musi ona zostać protokolarnie wycofana i przekazana do utylizacji zgodnie z przepisami o odpadach niebezpiecznych.

Polecane rozwiązania ochronne ze sklepu WISBHP

Wybór odzieży roboczej i ochronnej o wysokiej trwałości mechanicznej oraz stabilnych parametrach hydrofobowych bezpośrednio przekłada się na mniejszą awaryjność wyposażenia w trakcie cyklu eksploatacyjnego, ułatwiając tym samym procedury magazynowe i rozliczeniowe. W środowisku o zmiennych warunkach atmosferycznych, gdzie wymagana jest jednoczesna ochrona przed opadami oraz podwyższona widzialność, optymalnym wyborem jest odzież ostrzegawcza o podwyższonej widzialności.

• Zestaw ten wykonano z trwałej mieszanki poliestru z powleczeniem poliuretanowym (PU) lub polichlorkiem winylu (PVC), co gwarantuje szczelność konstrukcyjną, zgrzewane szwy oraz odporność na przenikanie wody.
• Zintegrowane pasy ostrzegawcze podnoszą bezpieczeństwo operatora w strefach manewrowych maszyn, a ergonomiczny krój nie ogranicza swobody ruchów podczas intensywnych prac fizycznych.
• Z punktu widzenia gospodarki magazynowej i amortyzacji w przedsiębiorstwie, trwałe zestawy membranowe i powlekane pozwalają na zachowanie pełnej barierowości przez cały okres przewidziany w zakładowej tabeli norm przydziału.

Zastosowane tworzywa są łatwe w czyszczeniu i dekontaminacji z powierzchniowych zabrudzeń ropopochodnych lub błota, co eliminuje spory dotyczące stopnia degradacji sprzętu w momencie, gdy następuje konieczność oddania odzieży roboczej do zakładowego magazynu BHP.

Najczęstsze pytania dotyczące zwrotu odzieży roboczej (FAQ)

Czy pracodawca może potrącić z pensji za nieoddaną odzież roboczą bez zgody pracownika?

Nie — pracodawca nie może dokonać jednostronnego potrącenia równowartości nieoddanej odzieży roboczej z pensji pracownika, gdyż wymaga to uprzedniej, pisemnej zgody zatrudnionego zgodnie z art. 87 § 1 Kodeksu pracy (bez pisemnej zgody potrąca się jedynie: sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych, zaliczki pieniężne, kary porządkowe). Jeżeli pracownik odmawia podpisania zgody na potrącenie kwoty odpowiadającej zamortyzowanej wartości odzieży, pracodawca musi dochodzić roszczenia na drodze sądowej.

• Katalog potrąceń bez zgody pracownika jest ściśle ograniczony przez art. 87 KP.

Czy pracownik musi oddać odzież roboczą, której okres używalności minął?

Tak — pracownik ma formalny obowiązek rozliczyć się z każdego powierzonego elementu ubioru roboczego, nawet po upływie okresu jego używalności, o ile wymaga tego wewnętrzny regulamin pracy.

W praktyce wyeksploatowana odzież o zerowej wartości księgowej jest poddawana protokolarnej kasacji i utylizacji przez pracodawcę lub przekazywana pracownikowi na własność, jeśli nie stanowi ona ŚOI podlegających rygorom sanitarnym. Zdanie zużytej odzieży do magazynu stanowi dla pracodawcy podstawę do wydania nowego kompletu lub zamknięcia imiennej karty ewidencji.

Czy zleceniobiorca pracujący na umowie cywilnoprawnej musi zwrócić ubranie ochronne?

Tak — zleceniobiorca wykonujący zadania na podstawie umowy zlecenia lub kontraktu B2B ma obowiązek zwrócić powierzone środki ochrony na podstawie art. 304 Kodeksu pracy oraz przepisów Kodeksu cywilnego o ochronie mienia powierzonego.

Zgodnie z art. 304 KP podmiot zlecający pracę musi zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Zasady zwrotu, rozliczenia lub ewentualnej odpłatności za zużycie odzieży powinny zostać precyzyjnie uregulowane w treści samej umowy cywilnoprawnej.

Podsumowanie procedury zwrotu wyposażenia BHP

Zakończenie stosunku pracy nakłada na obie strony obowiązek formalnego zamknięcia karty ewidencji wyposażenia BHP. Pracownik ma obowiązek oddać odzież roboczą oraz wszelkie przypisane środki ochrony indywidualnej, a pracodawca jest zobowiązany do rzetelnej oceny stopnia ich zużycia w oparciu o zakładowe okresy amortyzacji. Wyposażenie skażone chemicznie lub biologicznie podlega bezwzględnej utylizacji przemysłowej bez możliwości dalszej eksploatacji.

W celu precyzyjnego dopasowania nowego wyposażenia dla nowo zatrudnianych pracowników, co minimalizuje ryzyko uszkodzeń mechanicznych wynikających ze złego dobrania odzieży, zachęcamy do weryfikacji wymiarów poprzez nasz Przewodnik po Rozmiarach, który pozwala uniknąć błędów fitometrycznych na etapie zaopatrzenia magazynu BHP.

💡 Potrzebujesz dobrać odzież roboczą zgodną z normami? Sprawdź nasz Przewodnik po Rozmiarach i Normach BHP lub przeglądź odzież roboczą w naszym sklepie.

Najczęściej wybierane modele w naszym sklepie: